Indiening en registratie klacht

Voor minder ernstige klachten wordt u verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met ons te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien uw klacht juist uw contactpersoon betreft kunt u ook contact opnemen met de andere vennoot van onze organisatie.

Bij ernstige klachten, of indien u de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door u gewenste resultaat oplevert, kunt u de klacht op een via ons kantoor op te vragen formulier omschrijven en ter attentie van de vennoten van Op Punt accountant & belastingadviseur te versturen.

Eventueel kunt u de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. U zult dan gevraagd worden (per post of gescand per mail) het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven.

Verantwoordelijkheden rond behandeling

Bij schriftelijk ingediende klachten worden de vennoten van Op Punt accountant & belastingadviseur altijd ingelicht. De vennoten zullen hetzij de klacht zelf behandelen hetzij in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken accountant (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.

Dit zal in ieder geval gebeuren bij klachten wanneer de klacht onze kwaliteitsbeheersing (aspecten rond integriteit, objectiviteit, geheimhouding, deskundigheid en zorgvuldigheid, en professioneel gedrag) of vaktechnische aspecten betreft.

Klokkenluidersregeling

Het is onze bedoeling dat zowel personen van buiten het accountantskantoor als interne medewerkers door middel van deze klachtenprocedure vrijuit vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen zonder dat dit hun rechtpositie schaadt. Ons kantoor zal klachten altijd serieus nemen, en hierin vertrouwelijk en overigens zorgvuldig handelen.

Verloop behandeling klacht

Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen binnen onze organisatie zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat u in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.

Vervolgens zullen de vennoten, indien van toepassing in overleg met de externe accountant of andere deskundige(n), besluiten over uw klacht, en u van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien u geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/ of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.

Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt wordt u ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn de directie wel denkt met een reactie te kunnen komen.

Tot slot

Wij hopen uiteraard dat wij uw klacht op een voor u bevredigende wijze kunnen oplossen. Het kan echter zijn dat de reactie van ons kantoor u niet tevreden stelt. Indien we er ook na nader overleg niet uitkomen, kun u zich eventueel wenden tot de Accountantskamer te Zwolle voor het aanhangig maken van een tuchtzaak.